Een veranderende rol in een veranderde omgeving

De paradoxen die de functie nu eenmaal kenmerken, zijn hierdoor meer voelbaar geworden en kunnen soms leiden tot een spanningsveld. Zo is de secretaris officieel geen lid van de board, maar oefent hij of zij wel direct invloed uit op het functioneren van bestuurders en commissarissen. Op de secretaris rust geen officiële bestuursverantwoordelijkheid, maar hij/zij wordt wel gezien als het corporate governance geweten van de organisatie; een niet mis te verstane rol!

De secretaris wordt geacht overal van op de hoogte te zijn, in verbinding te staan met de gehele organisatie en relevante informatie tijdig en zorgvuldig naar bestuurders en commissarissen te vertalen, terwijl er tegelijkertijd vanuit wordt gegaan dat de secretaris discretie en diplomatie betracht bij de uitvoering van deze taak.

Tijdens de vele gesprekken die wij met bestuurssecretarissen in de afgelopen jaren hebben gevoerd, kwam veelvuldig naar voren dat de bestuurssecretaris van vandaag meer informatie sneller beschikbaar moet stellen en dat er veel meer nadruk is komen te liggen op risk en compliance. Dit laatste is uiteraard een direct gevolg van een (verplicht en genoodzaakt) verhoogde aandacht van bestuurders en commissarissen voor risico’s, codes en wet- en regelgeving.

Een ander opvallend gegeven is dat bestuurssecretarissen meer directe interactie met de raad van commissarissen hebben. Van de bestuurssecretaris wordt in deze vaak een verbindende rol tussen raad van bestuur en raad van commissarissen verwacht. Of het handig is om de bestuurssecretaris beide organen te laten ondersteunen, valt te betwisten. Een scheiding van de secretarisfunctie voor beide organen kan immers bijdragen aan de transparantie. In de praktijk zien we echter dat de combinatierol veelal succesvol wordt ingevuld, al vereist deze inrichting een essentieel vertrouwen in de persoon van de secretaris én dient de secretaris stevig in zijn/haar schoenen te staan.

De onderwerpen die voorbij komen zijn omvangrijker en complexer geworden, hetgeen uiteraard direct zijn weerslag heeft op de werkomgeving van de bestuurssecretaris. Hij/zij heeft hierdoor noodzakelijkerwijs meer oog voor de zogenaamde boardroom dynamics. Het bevorderen en verstreken van de cohesie tussen de gremia vergt meer dan ooit tact, kennis en ervaring.

Tenslotte heeft een bestuurssecretaris tegenwoordig nogal eens een zeer uiteenlopend takenpakket. Vaak zijn dat taken die niet direct aan de corebusiness te linken zijn: te denken valt aan een archieffunctie, beveiliging, gebouwenbeheer en interne dienst, investor relations, externe communicatie en/of issuemanagement.

De verzwaring en verbreding van het takenpakket van de bestuurssecretaris komt ook met een grotere verantwoordelijkheid. Om overzicht te houden, gefundeerd handelen mogelijk te maken en draagvlak te creëren voor de te varen koers, dient de bestuurssecretaris er scherp op toe dient te zien dat alle relevante onderwerpen voldoende worden belicht. Het verbaast dan ook niet dat de bestuurssecretaris de agenda meer en meer stuurt: het is de verantwoordelijkheid van een secretaris om onderwerpen onder de aandacht te brengen van de RvB en/of de RvC als anderen dat niet doen, dan wel de wijze waarop deze worden besproken ter discussie te stellen. Een frisse, onafhankelijke blik van de bestuurssecretaris kan hierbij bijdragen aan een completere belichting van verschillende (aspecten van) thema’s. Tegenwoordig denken bestuurssecretarissen niet alleen mee met betrekking tot de onderwerpen die traditioneel onder de verantwoordelijkheid van een bestuurssecretaris vallen (governance, compliance, wet- en regelgeving), maar worden zij veelal ook betrokken bij business-gerelateerde topics, zoals business- development, communicatie en het gezond houden van de bedrijfscultuur.

De bestuurssecretaris is vervolgens meer en directer betrokken bij het besluitvormingsproces. Het is immers de bestuurssecretaris die ervoor zorgt dat de besluiten volgens de governancerichtlijnen tot stand komen en worden vastgelegd en geborgd. In feite fungeert de bestuurssecretaris als de bewaker van het besluitvormingsproces en heeft in toenemende mate behoefte aan ruimte om zijn/haar taken adequaat uit te kunnen voeren.

De rol van bestuurssecretaris beweegt mee met veranderingen in technologie en governance en is daarom zwaarder, inhoudelijker, proactiever en strategischer geworden. De bestuurssecretaris professionaliseert en daar dragen wij met overtuiging aan bij.