Vers van de pers: het nieuwe Handboek Secretaris!

Als ervaren secretaris viel het Elise al jaren op dat er geen enkel boek bestaat dat de do’s en don’ts van het veelzijdige vak van secretaris beschrijft. Dan zit er maar één ding op: zelf dat boek schrijven! Het Handboek Secretaris werd gisteren feestelijk gepresenteerd tijdens een boekpresentatie die gehost werd door advocatenkantoor
Allen & Overy in Amsterdam. Een verslag van deze feestelijke avond.

De meer dan honderd genodigden werden welkom geheten door Joyce Leemrijse, notaris bij Allen & Overy. Daarop volgde een interview door Joyce met Elise met als rode draad: wat kenmerkt een goede secretaris? Er bestaat geen academische opleiding tot secretaris, dus dat is een kwestie van learning by doing, vertelde Elise uit eigen ervaring. Als onderdeel van de research voor het handboek secretaris interviewde Elise zo’n 30 secretarissen van uiteenlopende organisaties: van multinationals via familiebedrijven tot zorginstellingen. Hij of zij is de spin in het web en vervult een cruciale rol als verbinder tussen Raad van Bestuur, interne en externe toezichthouders, werknemers en andere stakeholders.

Het Handboek Secretaris is een onmisbaar naslagwerk – voor kersvers benoemde secretarissen, maar juist ook voor ervaren secretarissen. In het interview benadrukte Elise het belang van vertrouwen: er komen vaak situaties langs waarin de vertrouwelijke rol van de secretaris de sleutel vormt. Dat vertrouwen moet je verdienen. Om te beginnen door het vergaren van de juiste informatie (doorvragen!). En door vervolgens er voor te zorgen dat die informatie terecht komt waar die terecht moet komen. Of juist vertrouwelijk blijft, als de situatie er om vraagt. De secretaris heeft soms als belangrijke taak juist de Chinese Walls te bewaken.

Elise presenteerde vervolgens de vier kerntaken van iedere secretaris. Alles begint bij fundamentele kennis van de governance van de organisatie. Hoe zijn de interne verhoudingen formeel geregeld? Dat moet je als secretaris goed op orde hebben, ook als je geen juridische achtergrond hebt. Die formele regels – wet, statuten en overige governance – past de secretaris toe bij de planning en verslaglegging van directie- en RvT-vergaderingen. Naast de formele taken worden anno 2022 juist de informele taken steeds belangrijker: de secretaris is de spin in het web die luistert, signaleert en verbindt. Op het juiste moment. Dan gaat het om bijvoorbeeld benoemingen, reputatiekwesties, strategiewijzigingen en alle andere kwesties die grote impact kunnen hebben op werknemers, aandeelhouders of andere stakeholders. Volgens Elise is dát de kers op de taart. Een functionaris die door sommigen gezien wordt als formaliteitenbewaker en verslaglegger, groeit vroeg of laat uit tot degene die de juiste input levert op het juiste moment.

Volgens Elise is de rol van de secretaris de afgelopen tien jaar duidelijk veranderd van volgend naar leidend. Bestuurders en commissarissen hebben er meer taken bijgekregen, waardoor de rol van de secretaris als adviseur en vertrouwenspersoon is toegenomen.

De slotvraag van Joyce: heb je nog gouden tips? Dat zijn er twee:

• ​De aangeleverde informatie is niet altijd van de juiste kwaliteit. Ga die niet zitten herschrijven, maar vraag de afzender het stuk zélf aan te passen.
• ​Maak duidelijk inzichtelijk wie, wanneer en hoe bepaalde informatie moet worden aangeleverd. Komt een cruciaal stuk te laat, of in de verkeerde vorm, dan kun je niet verder.

Na afloop van het interview en een dankwoord aan redacteur Alice Lammerts van Bueren van De Nieuwe Secretaris mocht Elise het eerste exemplaar van het boek uitreiken aan Merel van Delft- van Thiel en Michiel van Rozendaal, respectievelijk secretaris en bestuursvoorzitter van Rivas Zorggroep. Zij stonden stil bij de rol van de secretaris in een non-profit organisatie. Merel is bij Rivas een onderdeel van het team van bestuurders. Rust uitstralen, signaleren en tijdig waarschuwen. Wat volgens Michiel bij Rivas goed werkt is het format van de bestuursvergaderingen: om de week een formele vergadering, waarin de formaliteiten aan bod komen, afgewisseld door een informele vergadering om al die ándere dingen te bespreken die spelen in de organisatie of in het team.

De feestelijke avond werd afgesloten door een borrel met prachtig uitzicht over Amsterdam. Alle aanwezigen kregen een gesigneerd exemplaar mee naar huis. Het boek is verkrijgbaar, ook als e-book, bij uitgeverij Boom Juridisch. Het boek, in een prettige lay-out, is grondig geschreven en tegelijk vlot leesbaar. Informatie over taken en bevoegdheden wordt afgewisseld door allerlei praktijkgevallen ter illustratie. Aan het eind van het boek heeft Elise een tiental nuttige bijlagen opgenomen met achtergrondinformatie, literatuur en best practices. Een aanrader - niet alleen voor secretarissen, maar ook voor bestuurders!