Wat kan ik vragen als interim bestuurssecretaris?

Dit blijft echter altijd een subjectieve inschatting, omdat de bestuurssecretarisfunctie in geen twee organisaties hetzelfde is ingericht -waarmee het niet eenvoudig is van buitenaf het niveau van een bestuurssecretaris in te schatten- en geen twee bestuurssecretarissen exact dezelfde achtergrond hebben.

Bovendien is dit maar één van de overwegingen waarop een passend tarief gebaseerd zou kunnen worden. Andere vragen die de interimmer zich stelt zijn minstens zo belangrijk: welke toegevoegde waarde levert mijn bijdrage voor de opdrachtgever? ; wat is de opdrachtgever bereid te betalen?; hoe ligt de concurrentie?; wat doet de markt?; wat zijn de risico’s van de opdracht?; is het een leuke klus om te doen?; hoe lang duurt de opdracht?; past de opdracht goed in mijn portefeuille?; vestig ik een reputatie in een nieuw strategisch interessant gebied?¹ Deze vragen bepalen welke speelruimte je hebt en/of neemt ten aanzien van het gestelde tarief. Er bestaat dan ook geen “altijd passend tarief” en de meeste interimmers houden een range aan.

In deze blog staan een aantal tips om tot een goed uurtarief én een goed kennismakingsgesprek met de opdrachtgever te komen.

Wanneer je uurtarief of bovengenoemde range niet klopt, prijs je je gemakkelijk uit de markt. Dit geldt zowel voor een te hoog als voor een te laag tarief. Het is dan ook prettig bovengenoemde speelruimte gefundeerd voor jezelf te kunnen bepalen. Éen van de allereerste vragen die je jezelf hiertoe stelt is wat je bodemtarief moet zijn.

Allereerst is het handig je jaarlijkse onkosten op een rij te zetten: zo weet je waar je uitgaven zitten. In dit overzicht benoem je onder meer de volgende kostenposten:

• ​Verzekeringen
• ​Pensioenregeling
• ​Kosten huisvesting
• ​Kosten inventaris (incl. laptop e.d.)* De aanschafwaarde kun je delen door verwachtte levensduur om tot een jaar of maandbedrag te komen)
• ​Telefoonkosten/internet
• ​Administratiekosten (de kosten van je boekhoudpakket en van je eventuele accountant)
• ​Relevante trainingen of opleidingen die je volgt
• ​Vervoer (denk aan benzine- en onderhoudskosten)
• ​Marketing- en advertentiekosten (inclusief acquisitie)

Vergeet niet dat je over de winst inkomstenbelasting en een bijdrage zorgverzekeringswet moet afdragen. Als je daarvoor tussen een derde en de helft van je winst apart zet, zit je goed. Tel dit bedrag op bij het bedrag dat je netto wilt overhouden. Als je gebruikmaakt van fiscale aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek of startersaftrek, moet je deze kortingen weer van het nettobedrag aftrekken. Het bedrag dat je overhoudt, moet je minimaal aan winst maken.²

Je kunt je hierbij ook baseren op het bedrag dat een vaste werknemer in een vergelijkbare functie binnen een (redelijk) vergelijkbare context verdient. Wederom geldt natuurlijk het nadeel dat bestuurssecretarisfuncties lastig te vergelijken zijn, maar het voordeel ervan is dat een moeilijk te meten aspect als schaarste reeds in een vast bruto salaris verwerkt is.

Daarnaast is het van belang te realiseren dat in een goed werkende arbeidsmarkt de tarieven voor zzp’ers boven de loonkosten van een werknemer in loondienst horen te liggen ter compensatie van de risico’s.

Er bestaan verscheidene rekentools om een bruto salaris om te zetten naar een zzp-tarief. Wij vinden de tool op www.zzptarief.nl een handige. Deze tool is gratis en gaat ervan uit dat jij als ondernemer jezelf als werknemer in dienst neemt). Vervolgens bepaal je wat je als werknemer iedere maand bruto moet verdienen. Hier bovenop worden allerlei opslagen berekend voor acquisitiekosten, ontwikkelingskosten, pensioen, verzekeringen, administratie, et cetera. Dit wordt vervolgens gedeeld door een realistisch aantal factureerbare uren. Hieruit volgt je kostendekkend tarief.

Een fulltime ondernemer kan in theorie 260 dagen per jaar werken (52 weken van vijf dagen). Trek daar tenminste dertig vakantiedagen vanaf (inclusief nationale feestdagen) en zo houd je 230 dagen per jaar over. Dat zijn omgerekend 1840 uren.

Deze uren kun je natuurlijk niet allemaal in rekening brengen bij een opdrachtgever. Je bent, zeker in het begin, veel tijd kwijt aan acquisitie, administratie en netwerken. Daarnaast dien je ook rekening te houden met een paar dagen, waarop je vanwege ziekte of andere redenen niet kunt werken.

Reistijd is in de meeste gevallen verloren tijd. Maar een enkele keer komen wij tegen dat een opdrachtgever bereid is meer dan de fiscaal toegestane onbelaste €0,19 per kilometer aan reiskosten te betalen.

Gemiddeld genomen is een ervaren interim professional 30% van zijn tijd niet-declarabel. Voor een startende interimmer gaat het om ongeveer 50%.²

Het is dan ook zinvol om onderzoek te doen naar wat je concurrenten bieden en tegen welke prijs. Sommige professionals vermelden hun tarief online, andere collega’s zul je moeten vragen naar het tarief dat zij hanteren. Wij zien zeer uiteenlopende uurtarieven, variërend van € 70 tot €180.

Gezamenlijk draagt het hele werkveld (inclusief jou als interim bestuurssecretaris en ons als bureau) de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een sterkere positionering van de functie. Oneerlijke concurrentie door zzp’ers helpt hier niet bij. Zzp’ers zetten hun fiscale voordelen idealiter dan ook alleen in voor hun arbeidsongeschiktheidsverzekering en pensioenopbouw, maar niet om de uurtarieven te verlagen.

De inflatie is iets om als zelfstandig ondernemer in de gaten te houden. Want wie jarenlang dezelfde prijzen hanteert, houdt steeds minder inkomsten over.

Hierbij een tool waarmee je de inflatie kunt berekenen: https://www.berekenhet.nl/modules/beleggen/inflatie

Een dubbelcheck kun je uitvoeren door de site van CBS te raadplegen:
http://bit.ly/3iWTNC2

Nu zijn er hier twee paden te bewandelen:

• ​Óf je verhoogt je uurtarief ieder jaar per 1 januari;
• ​Óf je houdt van tevoren rekening met de mogelijke duur van de opdracht en hanteert bij nieuwe klanten direct een goed nieuw tarief dat hieraan tegemoet komt.

Wij zijn er zelf niet zo’n voorstander van om binnen lopende opdrachten ieder jaar over hogere tarieven te beginnen. Wanneer je bij bestaande opdrachtgevers jarenlang je uurtarief niet hebt aangepast, kun je je tarief ons inziens bijvoorbeeld het beste meenemen in een evaluatiegesprek waarin je de samenwerking bespreekt.

Wat je ook kiest: je dient er uiteraard wel een echt gesprek over te voeren. Je opdrachtgever moet erin gekend worden: gewoon je tarieven verhogen is geen optie.³

Een andere aanleiding voor een aanpassing van je uurtarief kan je expertise zijn. Wanneer je ervaring hebt opgedaan, je gespecialiseerd hebt of simpelweg sneller bent geworden, kun je besluiten je uurtarief te verhogen. Je biedt de opdrachtgevers immers meer “waar voor hun geld”.

Als je in gesprek gaat over een verhoging van je uurtarief is het essentieel om heel scherp te hebben waarom je dit wilt en vraagt en waarom dit redelijk is ten opzichte van de opdrachtgever. Je hoeft niet al je punten op tafel te leggen, maar bent een stuk overtuigender als je voor jezelf een lijstje hebt en er voor jou geen twijfel bestaat dat je dit verzoek gefundeerd doet.

Ook is het aan te raden goed te weten wat je “BATNA” -best alternative to a negotiated agreement- is. Zeg maar: wat je doet als de opdrachtgever aangeeft niet met je mee te gaan in de verhoging van je uurtarief. Bij een onderhandeling moet je voor jezelf altijd helder hebben wat je eruit zou willen halen, ook als het antwoord negatief is.

Wat je zeker niet moet doen in zo’n gesprek? Aangeven dat de concurrent meer betaalt. Dan gaat in de meeste gevallen de deur dicht. Handiger is het om ook aan het belang van de ander te denken. Het wordt duurder om je in te huren, dus richt je vooral op “what’s in for them”, waarom ze jou willen hebben. Vraag jezelf af wat jouw toegevoegde waarde is, op welk vlak jouw specifieke kwaliteiten liggen en wat dit voor de opdrachtgever betekent.

Zoals ik al aangaf, hanteren veel van onze interim bestuurssecretarissen een tarief-range. Het uurtarief wordt bepaald door diverse factoren. De meest bepalende factoren zijn de sector waarin de opdrachtgever opereert en de duur van de opdracht.

Wanneer je ervoor kiest bij een langere opdracht of een opdracht binnen het sociaal domein een lager tarief te hanteren, kun je bij die opdrachtgever lastig stijgen met je tarief wanneer de opdracht nog langer duurt dan voorzien. Dit is vaak het geval: bijna 75% van onze opdrachten duurt langer dan voorzien. Is de opdrachtgever tevreden en word je vervolgens aanbevolen bij andere opdrachtgevers, dan is er naar alle waarschijnlijkheid allang gesproken over je (lage) tarief…

Het verschil in tarieven per sector en per type opdracht is groot. Als je vasthoudt aan je uurtarief betekent dit in vele gevallen dat je in grote lijnen voor gelijkwaardige organisaties in vergelijkbare sectoren en in vergelijkbare opdrachten blijft werken.

En wanneer je je tarief/range bepaald hebt, houd dan ook nog even rekening met de volgende tips:

Ben je toch niet helemaal zeker van je uurtarief: je kunt het altijd even bij ons checken!
(alice@denieuwesecretaris.nl)

Het is heel belangrijk volstrekt helder te zijn over je beschikbaarheid: wanneer je kunt beginnen; of je fulltime of parttime beschikbaar bent (en hoeveel uren); op welke specifieke weken, dagen en tijden je niet kunt werken en wanneer je vakanties hebt gepland. Het is een gentlemen’s agreement dat een interim professional alleen op gesprek gaat bij een opdrachtgever wanneer hij/zij echt geïnteresseerd is in de opdracht en op de gewenste datum kan starten. Wij hechten aan zoveel mogelijk transparantie en melden alle variabelen aan de voorkant: de opdrachtgever weet voor het kennismakingsgesprek dus wanneer je kunt starten, wat je beschikbaarheid en je uurtarief is en is uitvoerig gebriefd over je achtergrond, expertise en persoonlijkheid. Wij zullen ook jou als interim kandidaat zorgvuldig en volledig informeren over zowel de opdracht als de opdrachtgever.

Werken op interim basis staat voor flexibiliteit. Bedenk je dat dit beide kanten opwerkt: je kunt als interim professional je eigen werk organiseren, maar tegelijkertijd verwacht de opdrachtgever flexibiliteit wanneer dit nodig is. Tenzij je anderszins hebt afgesproken.

Er wordt van je verwacht dat je om kunt gaan met onverwachte situaties. Een groot deel van onze interimopdrachten ontstaan doordat een organisatie met een situatie wordt geconfronteerd die extra expertise vergt: een professionaliseringsslag, een nieuwe bestuurder, een verandertraject. Vaak dien je zelfstandig aan je opdracht te beginnen in een dergelijke dynamiek en zul je dus per definitie voor verrassingen komen te staan. Het is voor een opdrachtgever van belang overtuigd te zijn dat jij met dergelijke verrassingen om weet te gaan. Het is erg aan te raden om in het gesprek met de opdrachtgever zaken naar voren te brengen die niet direct in de opdrachtomschrijving stonden, maar wel spelen. Je laat hiermee zien dat je meer voor de opdrachtgever kunt betekenen.

Verreweg de meeste mensen zijn van nature geneigd anderen te willen helpen en oplossingen aan te dragen wanneer zij met vraagstukken of problemen worden geconfronteerd. Direct door naar de oplossing is voor de interim professional geen goede aanpak. Wees je ervan bewust dat anderen zich geïntimideerd of zelfs bedreigd zouden kunnen voelen als jij je ervaring direct te gelde wilt maken. Daarom is het voor een interimmer heel belangrijk goed te kunnen luisteren en een open en veilige sfeer te creëren, waarmee je de opdrachtgever uitnodigt om van gedachten te wisselen. De opdrachtgever is op zoek naar iemand die in control is, maar respect toont voor de huidige situatie binnen de organisatie. Laat doorschemeren dat je je ervan bewust bent dat je een compleet beeld dient te hebben én draagvlak dient te vergaren alvorens van toegevoegde waarde te kunnen zijn.

Let erop dat je wanneer je zelf de onderhandelingen doet je een tegenbod van de
opdrachtgever kunt verwachten. Probeer een tegenbod als onderdeel van een spel te zien: het zegt geenszins iets over de perceptie van de opdrachtgever van jouw capaciteiten. Wel is het van belang dat je argumenten paraat hebt waarom jouw tarief een “gezond” en eerlijk tarief is. Die argumenten dienen te onderbouwen waarom de opdrachtgever juist jou moet hebben voor de specifieke opdracht. Trek nooit een vergelijking met anderen of andere opdrachten. Wanneer wij je als bureau bij een opdrachtgever voorstellen wordt je deze hassle bespaard. Zoals aangegeven bestaat er voor beide partijen, uiteraard na overleg, op voorhand helderheid over het geldende uurtarief. Het gesprek kan dan gaan over de inhoud en niet over geld. Er wordt daarmee geen tijd verdaan en het geeft je maximaal gelegenheid om na te gaan of de opdracht, de organisatie en bovenal de bestuurder (in manier van besturen én qua
persoonlijkheid) bij je past.

• ​¹“Wat is een goed tarief? (voor interimmers en voor opdrachtgevers)”, Arjan van den Born, ZiPconomy, mei 2011
• ​²“Je ideale uurtarief bepalen”, ikgastarten.nl
• ​³“Financiën voor ZZP-ers”, Femke Hogema, 2019 “Vier gouden tips voor beginnende interim managers”, Michaelpage.nl
• ​“Zzp’er: neem de inflatie mee in je uurtarief, anders verdien je elk jaar minder”, Jaap Meijers
• ​“Vier gouden tips voor beginnende interim managers”, michaelpage.nl
  Businessinsider.nl, juli 2019
• ​zzptarief.nl
• ​planetinterim.nl