Wat kan ik van een bestuurssecretaris verwachten?

Artikel

Door

Alice Lammerts van Bueren

De Nieuwe Secretaris: dat ben ik, Alice Lammerts van Bueren. De nieuwe secretaris is tegelijkertijd de professional waar ik mij met mijn gespecialiseerde werving- & selectiebureau op richt. “Nieuw” in de zin van vernieuwend, een moderne en brede invulling van de functie: een secretaris die vanuit een spilpositie het verschil maakt. Een secretaris die een solide antwoord biedt op de steeds stringentere regel- en wetgeving omtrent goed bestuur en toezicht. Maar ook een secretaris die naadloos aansluit op de behoeften van bestuurders en raden van toezicht.

Eenheid in verscheidenheid

De exacte invulling van de functie verschilt per omgeving en hangt samen met het type organisatie, de fase waarin de organisatie zich bevindt, eigen kennis en ervaring van de secretaris en diens persoonlijke invulling van de functie, alsmede de geboden ruimte.

Omdat er geen eenduidigheid is over het takenpakket van de bestuurssecretaris en geen enkele positie inhoudelijk hetzelfde is, komt het veelvuldig voor dat bestuurders zoekend zijn in wat zij van een bestuurssecretaris kunnen verwachten. De rol en positie van de secretaris zijn in Nederland bovendien niet wettelijk geregeld. Ook in de codes wordt amper aandacht aan de secretaris besteed. Om beeld te geven van wat een bestuurssecretaris kán betekenen, geef ik hieronder aan welke verantwoordelijkheden wij tot de kerntaken van de bestuurssecretaris rekenen:

Vormgeven van een stabiele en effectieve ondersteuning en advisering van het gremium/de gremia met betrekking tot beleidsontwikkelings- en besluitvormingsprocessen en governance, in nauwe samenwerking met het secretariaat, stafbureau of bedrijfsbureau
Creëren van orde en overzicht in de (formele) organisatie
Coördineren en monitoren van strategische projecten en programma’s en, op hoofdlijnen, bewaken van de kwaliteit daarvan
Stroomlijnen en bewaken van de Planning- en Controlcyclus
Ontwikkeling van beleidsdocumenten en -verslagen
Bewaking van de kwaliteit van de stukken
Aansturen van de interne informatievoorziening richting bestuur en toezichthoudend orgaan en hun commissies
Adviseren over en vertalen van relevante maatschappelijke, juridische en bestuurskundige ontwikkelingen voor bestuur en beleid
Bevorderen van synergie door verschillende belangen en tegenstellingen goed af te stemmen en te verbinden
Bouwen en onderhouden van relevante professionele interne en externe netwerken
Desgewenst leidinggeven aan secretariaat, stafbureau of bedrijfsbureau

Maatwerk

Niet alleen vakinhoudelijk blijft het vinden van de best passende bestuurssecretaris maatwerk, ook persoonlijkheidskenmerken en competenties maken dat de ene bestuurssecretaris een vliegende start kan maken en een ander niet. Om tot een duurzame samenwerking te komen, moeten al deze elementen kloppen.

Exact daar ligt ons specialisme en onze bevlogenheid. Wij beschikken over de ervaring én het netwerk om een gedegen gesprekspartner voor iedere organisatie te zijn en zetten ons met toewijding in om de juiste secretaris op de juiste plek te krijgen.