Valt organisatiesensitiviteit te ontwikkelen?

Hij/zij heeft oog voor verschillende meningen en belangen en doorziet de machtsfactoren die een rol spelen. En weet hier vervolgens mee om te gaan wanneer hij/zij in de organisatie iets voor elkaar wil krijgen. Organisatiesensitiviteit is eigenlijk het hebben van 'voelsprieten' voor aspecten als machtsverdeling, besluitvorming en samenwerking binnen een bedrijf of organisatie.¹ Hieronder licht ik deze drie aspecten toe.

Voor het realiseren van deze laatste taak is strategisch inzicht noodzakelijk. De bestuurssecretaris dient hiertoe de inzet van alle direct betrokkenen te organiseren en zal hierna moeten zorgdragen voor een vertaling naar operationeel niveau. Hoewel de secretaris hierbij niet over de doorzettingsmacht beschikt, moet hij/zij hierin toch sturend kunnen optreden.

Sturen zonder macht is één van de meest wezenlijke aspecten van het secretarisschap. Maar de secretarisfunctie wordt in iedere organisatie verschillend ingevuld. Veel hangt af van de persoon die de functie bekleedt en het bestuur waarvoor de secretaris werkt. Een secretaris moet enerzijds kunnen sturen en moet stevig in de schoenen staan voor of vanwege het bestuur; tegelijkertijd moet de secretaris ondersteunend zijn aan het bestuur. Van de secretaris wordt verwacht dat zij/hij feedback kan geven aan het bestuur, zowel inhoudelijk op de harde controls als op het gebied van de soft controls en bijbehorende gedragsaspecten. Als puntje bij paaltje komt is het de bestuurder die de besluiten neemt en is de secretarisrol uiteindelijk een dienende rol. De secretaris moet dan ook kunnen accepteren dat het bestuur soms anders beslist dan zij of hij heeft geadviseerd.

Het vergt veel relatiebeheer van de bestuurssecretaris om gedragen en in vertrouwen de rol invulling te geven. Kennis is macht in deze functie, maar kennissen blijken nog veel machtiger. De paradox is namelijk dat een secretaris die veel kennis en daarmee veel macht heeft als bedreigend wordt gezien en de secretaris die in stilte opereert een grijze muis. Een risico is echter dat de secretaris zoveel kennis en daarmee wellicht macht heeft, dat de verhouding tussen bestuur en secretaris gaat schuren.²

Zoveel mensen, zoveel wensen en zoveel hoofden, zoveel zinnen: besluitvorming binnen organisatie is veelal een zeer complex gegeven. Voor een bestuurssecretaris is het belangrijk te realiseren dat bij besluitvorming het belangrijkste is dat alle betrokkenen zich gehoord en serieus genomen voelen en dat er draagvlak is voor de beslissing. Vaak zijn de belangen van verschillende partijen tegenstrijdig. Wie beschikt over organisatie- sensitiviteit weet hoe hij daarmee om moet gaan om samen met het bestuur tot een goede, breed gedragen beslissing te komen. De volgende elementen spelen een rol:

In het verlengde van het voorgaande, benadrukken we dat organisatiesensitiviteit bij iedere vorm van samenwerking een significante rol speelt. Om goed te kunnen samenwerken moet je inzicht en aandacht hebben voor de motieven, drijfveren en gevoelens van anderen. Je moet weten hoe je mensen beïnvloedt, hoe je ze motiveert en hoe je conflicten oplost. De tactieken die je hiervoor inzet verschillen bijvoorbeeld met het niveau waarop medewerkers functioneren. Variëren in stijl van leidinggeven en manier van communiceren is bijvoorbeeld al een uiting van organisatiesensitiviteit.¹ Ook dien je je organisatiesensitiviteit aan te wenden als je bijvoorbeeld een team samenstelt, bijvoorbeeld voor een project. Het creëren van balans in het team is dan je eerste focus.

Ja, deze competentie valt te ontwikkelen als je moeite doet om te begrijpen hoe een organisatie werkt. Daartoe kun je de volgende dingen doen¹:

Organisatiesensitiviteit is goed te ontwikkelen, mits je het inlevingsvermogen hebt om aan te voelen wat de uitwerking is van activiteiten en beslissingen binnen de organisatie. Het is daarom van belang dat je ervaring opdoet in veel verschillende situaties. Je verdubbelt je praktijkervaring wanneer je -uiteraard in vertrouwen- je ervaringen uitwisselt met een collega secretaris. Wij kunnen je hiertoe in contact brengen met hetzij iemand die in een vergelijkbare fase van de loopbaan zit, ofwel juist een meer ervaren professional.

• ​¹ Carrièretijger.nl, organisatiesensitiviteit
• ​² “Secretarisfunctie in verandering” – Roeleke Vunderink, Goed Bestuur & Toezicht, 2017