Tips voor de bestuurssecretaris als regisseur van bestuursvergaderingen

Livingstone deelde het gedrag van mensen tijdens vergaderingen in in zeven categorieën. Deze gaf zij de namen van de zeven dwergen van Sneeuwwitje. Een keuze die wellicht zorgt voor een opgetrokken wenkbrauw, maar verklaarbaar is door de overduidelijke én bekende persoonskenmerken die deze dwergen in de overlevering hebben. Hierbij is het wel belangrijk om op te merken dat de indeling enkel betrekking heeft op de houding die mensen tijdens een vergadering innemen, maar niets zegt over hun persoonlijkheden. Deze houding is namelijk afhankelijk van de rol die je tijdens de vergadering vervult. Het maakt nogal wat uit of je als notulist, voorzitter, deelnemer, adviseur of geraadpleegde expert aan de vergadertafel zit. Het is logisch dat je je naar je rol gedraagt. Livingstone ging echter een stap verder er toonde aan dat je automatisch een andere houding aanneemt wanneer je van zitplaats wisselt.

Precies daarom kun je als bestuurssecretaris met haar theorieën je voordeel doen door een tafelschikking strategisch in te zetten. Zelf vind ik het gewauwel over die dwergen weerzinwekkend, maar het achterliggende gedragsmodel is naar mijn mening wel interessant. Daar gaan we dus. Neem je laatste bestuursvergadering voor de geest. Bedenk even heel goed wie waar zat. En welke rol een ieder vervulde. Livingstone vertelt je nu het volgende:

Tegenover de voorzitter zit Doc. Doc maakt graag oogcontact met de voorzitter en is een echte betweter. Hij steekt zijn kennis niet onder stoelen of banken en heeft de neiging de vergadering over te nemen. Hij vindt het belangrijk om de vaart in de vergadering te houden. Beste benadering volgens Livingstone: “de voorzitter houdt controle door zijn expertise te erkennen en hem er tegelijkertijd op te wijzen dat hij niet op alles antwoord hoeft te geven. Doc moet vooral aangemoedigd worden zijn ideeën op papier te zetten. De voorzitter doet er goed aan oogcontact met Doc te vermijden en hem als laatste aan het woord te laten”. Hoppetee, Livingstone windt er geen doekjes om.

Naast Doc - en dus ook tegenover de voorzitter - zit Grumpy. Hij is confronterend en moeilijk te managen. Hij is kritisch (helaas niet erg opbouwend), assertief en zelfverzekerd. Zit vaak met zijn armen over elkaar en ziet er geïrriteerd uit. Ook hier weet Livingstone wel iets op. Volgens haar gaat de voorzitter het best met Grumpy om door hem specifieke opdrachten met logische stappen te geven. Aan het werk zetten dus.

Rechts van de voorzitter zit Happy. Hij is een warm en positief persoon. Voor hem is het belangrijk de voorzitter bij te staan en hij doet meestal precies wat van hem gevraagd wordt. Daarin kan hij een beetje doorschieten en het gevaar bestaat dan ook dat hij een ja-knikker wordt. Onze Happy is gebaad bij een luchtige, spontane omgeving. Livingstone geeft aan dat het voor hem daarvoor belangrijk is dat men hem erkenning en steun biedt. Wanneer de voorzitter Happy als eerste aanspreekt, kan hij hiermee de deelnemers die minder willen meewerken toch betrekken.

Links van de voorzitter zit Sneezy. Hij verzandt graag in details en feiten. Hij is behoorlijk “blauw” en is erg gericht op de regels. Is goed georganiseerd en heeft een goede intentie om bij te willen dragen, maar overziet het grotere geheel niet en is hiermee een stoorzender. De voorzitter kan Sneezy betrekken door het doel van de vergadering helder te maken en Sneezy te vragen om feiten en details en hem een verantwoordelijkheid te geven binnen de vergadering.

Ergens in het midden van de vergadertafel zit Dopey, die met humor een positieve sfeer in de vergadering probeert te brengen. Spanningen worden weggelachen en voor initiatieven moet je niet bij hem zijn. Hij zegt alleen iets als hem iets gevraagd wordt. Hij heeft dan een praktische inslag en baseert zijn gedachtegang vaak op de input van de expert aan tafel. Een Dopey kun je managen door te zorgen voor een veilige sfeer: stel hem gerust door te zeggen dat ieder antwoord goed is. Hij heeft het wellicht nodig zijn ideeën eerst op papier te zetten. Accepteer dit als voorzitter. En lach af en toe om zijn grappen, dat zorgt ervoor dat hij zich betrokken voelt. Oh come on, Livingstone!

Ook Bashful wil niet opvallen en kiest zijn plek tussen de andere deelnemers in. Hij maakt zo min mogelijk oogcontact en hoopt dat er geen beroep op hem wordt gedaan. In ieder geval wil hij eerst de mening van anderen horen voor hij zelf iets zegt. Bashful is erg opmerkzaam, goed in het oppikken van de gevoelens van anderen en werkt hard. Ook onze Bashful is behoorlijk high maintenance: Livingstone raadt voorzitters aan om eerste een gemakkelijke, neutrale vraag te stellen en hem nadrukkelijk op zijn gemak te stellen door de vergadering gestructureerd te laten verlopen.

En dan is er nog Sleepy. Sleepy haat vergaderingen. Hij staart wat door het raam en is erg afgeleid. Misschien dommelt hij zo nu en dan zelfs even weg. Hij zit overigens ergens aan het midden van de tafel, vlakbij Dopey. Sleepy is rationeel en wil actie; vergaderingen zijn daarom niet zijn ding. Livingstone geeft aan dat de voorzitter Sleepy kan betrekken door hem te vragen naar zijn mijmeringen, die – als het even meezit – betrekking hebben op het te bespreken probleem. Nu heb ik het gehad met Livingstone. Nog even en ze raadt aan een hoofdkussen en een elektrisch dekentje voor hem te halen.

Hoewel behoorlijk karikaturaal, leidden de theorieën van Livingstone toch tot een paar tips voor de bestuurssecretaris:

• ​Zet de pleasers tegenover elkaar in het midden van de vergadertafel. Het positieve geluid versterkt zich dan in het centrum van de vergadering
• ​Besef je dat degenen die aan dezelfde kant van de tafel zitten als de voorzitter, hem moeilijk kunnen aankijken. Wie iets wil zeggen, laat dit het liefste via oogcontact aan de voorzitter weten. Dit maakt dus dat het voor hen niet eenvoudig wordt om het woord te nemen/zij minder eenvoudig stoorzender kunnen worden. Criticasters dus aan dezelfde kant van de tafel als de voorzitter opstellen. Niet precies naast elkaar (dan versterkt negativisme zich), maar waar mogelijk enigszins verspreid. En dan bij voorkeur rechts van de voorzitter
• ​Wie recht tegenover de voorzitter zit komt in de verleiding zich als diens belangrijkste gesprekspartner te gedragen. Tegelijkertijd is deze positie de meest confronterende, dus alleen een zelfverzekerd persoon voelt zich hier op zijn gemak
• ​Wanneer twee mensen samen een punt moeten gaan maken in de vergadering, zorg dan dat de Frank de Boer (aangever) en de Dennis Bergkamp (afmaker) elkaar aan kunnen kijken
• ​Stel Bashful en Dopey op hun gemak (of laat hen op hun gemak stellen), maar laat ze niet wegduiken tussen krachtige deelnemers. Geef hen een duidelijk zichtbare plek, ergens schuin tegenover de voorzitter
• ​Geef de voorzitter voorafgaand aan de vergadering de tip om Happy bij een heikel punt als eerste om input te vragen en plaats ook hem schuin tegenover de voorzitter
• ​De plek waar je met de rug naar de deur toe zit, wordt gezien als de looser-positie: je hebt dan geen zicht op wat er achter je gebeurt. Dit maakt nerveus en onzeker

En als de vergadering moeizaam verloopt: las een pauze in en laat iedereen na de pauze een ander plek innemen. Je zult zien dat de interactie verandert. Dankzij een betere opstelling verander je ook de dynamiek in de groep. Je kunt er een betere vergadering door krijgen.

• ​Priscilla van Agteren, AD, 1-1-2019, Welke van de zeven dwergen ben jij op het werk?
• ​Dr Wilbert van Vree, van Vree’s vergaderwijzer, Vergaderkundig Bureau Van Vree, 2016
• ​Taking a Meeting with Doc, Happy, Grumpy, et al, Ama articles, 24-01-2019
• ​Dr. S. Livingstone, Snow White Theory of Group Dynamics, tlgonline.com