Sturen zonder macht: Fake it ‘til you make it

In de eerste weken van ons bureau begon ik dan een omslachtig verhaal over wat een bestuurssecretaris als spil in een organisatie allemaal wel niet te bieden had. Maar als je dat verhaal ook een paar keer per week gaat vertellen, begin je al snel van je eigen wolligheid te balen. In de loop der tijd ben ik mijn antwoord dus gaan inkorten. Ben ik gaan nadenken over de absolute kern van de rol. Ik stelde mezelf de uitdaging om tot een antwoord te komen dat nog maar uit een paar woorden zou bestaan. En dan het liefst woorden die èn de aantrekkelijkheid van het vak zouden tonen èn de potentie van een bestuurssecretaris vol in de spotlights zouden plaatsen. Als het even kon ook mijn gesprekspartner zouden doen stilvallen. Ik houd nu eenmaal van subtiele special effects. Het vinkte niet alle boxen, vooral dit laatste bleek lastig, maar op een dag had ik een antwoord. Althans, soort van. Benieuwd? Keep reading…

“Sturen zonder macht”. Het klinkt heftig en eigenlijk is dat het ook: wie de informatiestroom beheerst, beheerst de besluitvorming. De bestuurssecretaris reikt immers kennis en kunde aan op basis waarvan het bestuur in de meest ruime zin van het woord zijn beleid en besluiten kan baseren.

Iedere bestuurssecretaris weet hoe lastig dit wezenlijke aspect van het vak is. Sturen zonder macht ligt dichtbij effectief beïnvloeden, bij regievoering door handig communiceren en bij het strategisch inzetten van interventies. Het vergt veel relatiebeheer om gedragen en in vertrouwen deze rol invulling te geven. Kennis is macht in deze functie, maar kennissen blijken nog veel machtiger. De paradox is namelijk dat een secretaris die veel kennis en daarmee veel macht heeft als bedreigend wordt gezien en de secretaris die in stilte opereert een grijze muis. Een risico is echter dat de secretaris zoveel kennis en daarmee wellicht macht heeft, dat de verhouding tussen bestuur en secretaris gaat schuren.¹

• ​Zorg voor ambassadeurs: Motivatie is de kern van informeel leiderschap.² Als linking pin werk je vanuit een sterke intrinsieke motivatie die zonder uitzondering gestoeld is op het organisatiebelang. Bij het dienen van dit belang kun je niet zonder je collega’s. Om hen mee te krijgen, dien je ze deelgenoot te maken van je missie.
• ​Spreek je ambassadeurs aan op hun drijfveren: Het moeilijkste is om de mensen om je heen vervolgens te motiveren voor jouw missie. Pas dan zijn ze ook geneigd deze uit te dragen. Je dient dus op de hoogte te zijn van wat je collega’s drijft en een brug te slaan tussen hun belangen en de missie. Wanneer het je lukt om door de organisatie heen ambassadeurs te enthousiasmeren, zul je samen veel kunnen bereiken. Een missie heeft immers vele functies: ze bindt het team, kanaliseert de energie, zorgt dat het team op de hoofdtaak gefocust blijft, is het anker voor besluiten en motiveert.²

• ​Creëer win-win situaties: Spreekt voor zich: bovenstaande heeft meer kans van slagen als alle partijen zowel geven als nemen. Uit onderzoek³ is gebleken dat in de netwerkmaatschappij waarin wij leven de kunst van het geven alleen maar belangrijker wordt. Netwerken blijven tegenwoordig langer bestaan, waardoor duurzame relaties een andere betekenis hebben gekregen.
• ​Wend de kracht van storytelling aan: Als we een statische boodschap horen, luisteren we kritisch naar de woorden en beginnen we direct de informatie te analyseren. We vergelijken het met onze eigen kennis en vormen gelijk onze mening. Daar stopt dan ook het proces in ons hoofd. Er wordt nauwelijks iets opgeslagen. We vergeten de informatie net zo snel weer.

Dit werkt anders wanneer de informatie verpakt wordt in een aansprekend verhaal. Als iemand ons een verhaal vertelt lichten er namelijk verschillende gebieden in ons hoofd op. Al deze gebieden dragen bij aan het inleven in het verhaal én het onthouden. Onze hersenen zijn geprogrammeerd om een verhaal te herkennen. Dit komt omdat een verhaal een duidelijke oorzaak-gevolg relatie heeft. Sterker nog: onze hersenen gebruiken dit mechanisme zelfs bij het vormen van onze gedachtes.

Een andere reden dat een verhaal wel wordt opgeslagen en een droge informatie veel minder, is dat de hersenen snappen wanneer een verhaal is afgelopen. Dit is gelijk het moment waarop het brein de informatie ‘wegschrijft’ in ons lange termijn-geheugen. Hier zit wel een ‘maar’ aan vast. Verhalen waar we geen duidelijke emoties bij voelen, hebben minder impact.

De reden hiervoor is dat het brein probeert een overload aan informatie te voorkomen. Hoe meer we voelen bij een verhaal, hoe groter de kans dat we het opslaan. Ook kan ons brein niet elk detail onthouden. Het focust zich daarom op de piek in het verhaal en op het einde. Dit gegeven is zo sterk aanwezig, dat het onze herinnering bepaalt. Denk bijvoorbeeld eens terug aan de film Titanic. Het einde van de film heeft het positieve gevoel van de romantiek tussen Jack en Rose volledig overstemd. Dat is wat blijft hangen in ons hoofd.⁵

• ​Toon gevoel voor tact en timing: Besef je dat wat voor jou evident is en de hoogste prioriteit heeft, bij anderen wellicht nog iets meer moet indalen. Leg je neer bij het tempo dat haalbaar is. Van een leider, formeel of informeel, verwacht men kalmte en evenwicht. Je verliest geloofwaardigheid wanneer je frustratie laat voelen. Zorg ervoor dat je mensen blijft meenemen.

Ok, helder verhaal: weten te brengen met oog voor de belangen van de ander, gemeenschappelijk belang (organisatiebelang) moet leidend zijn, wees niet overenthousiast en weten te faseren. Duidelijk. Wanneer we nadenken over dit onderwerp zijn we zoals je ziet erg geneigd om bewuste en actieve gedragspatronen richting de ander bloot te leggen en te versterken. Echter, je dient ook de manier waarop je over komt onder de loep te nemen om effectiever te sturen zonder macht.

Je hebt vast weleens iets gelezen over het effect van lichaamstaal op anderen. Sociale wetenschappers hebben met verschillende experimenten aangetoond dat wij (be)oordelen op basis van lichaamstaal. Zo toonde mevrouw Nalini Ambady van de Tufts University aan dat wanneer personen 30 seconden naar geluidloze clips kijken van echte arts-patiënt interacties hun oordeel over de vriendelijkheid van de arts voorspelt of deze arts al dan niet zal worden aangeklaagd. Of de arts competent was of niet, bleek niet van belang.⁷

Alex Todorov, werkzaam op Princeton, deed ook een opmerkelijk onderzoek. Hij toonde aan dat de beoordeling van de gezichten van politieke kandidaten op basis van één luttele seconde 70% van de verkiezingsresultaten voor de Senaat en gouveneursposten in de VS voorspelt.⁸

Deze onderzoeken, en vele andere, geven inzicht in hoe wij op basis van het non-verbale anderen beoordelen en andersom. We hebben de neiging te vergeten dat we zelf ook beïnvloed worden door onze non-verbale taal, namelijk in onze gedachten, onze gevoelens en zelfs onze fysiologie.⁹ Amy Cuddy (Harvard Business School) en Dana Carney (Berkeley) onderzochten de reikwijdte van dit effect en draaiden de tot nu toe bekende onderzoeksresultaten om: zij onderzochten niet in hoeverre lichaamstaal bepaalt hoe andere mensen ons waarnemen, maar stelden zichzelf de vraag of onze eigen lichaamstaal ons ook dirigeert in hoe we denken over onszelf. Met andere woorden: we weten dat ons brein ons lichaam verandert (onze houding bepaalt), maar is het ook waar dat ons lichaam ons brein kan veranderen?

Amy Cuddy en Dana Carney richtten hun aandacht in hun onderzoek met name op de fysiologische verschillen tussen krachtige en krachteloze mensen. Deze verschillen zijn met name significant ten aanzien van twee hormonen: testosteron, het dominantiehormoon en cortisol, het stresshormoon. Krachtige en effectieve leiders hebben doorgaans een hoog testosteron en een laag cortisol gehalte in hun bloed. Een krachtig leider zijn (formeel of informeel) gaat niet alleen over assertiviteit, zelfvertrouwen en optimistisme, maar dus ook over hoe je reageert op stress. Cuddy en Carney gaven aan bewijs te hebben dat personen die plotseling in een alfarol binnen een primaathiërarchie dienden te gaan vervullen, meer testosteron en juist minder cortisol gingen aanmaken. Zij hebben op basis van deze ontdekking een groter empirisch onderzoek voltooid en kwamen tot de conclusie dat personen die twee minuten een zogenaamde “powerpose”, een krachtige houding, aannamen 20% meer testosteron en 25% minder cortisol aanmaakten. Twee minuten in een krachteloze houding veroorzaakte een daling van 10% in testosteron en een verhoging van 15% in cortisol.⁸

Lichaamstaal dicteert dus niet alleen hoe anderen over ons denken, maar bepaalt ook hoe wij over onszelf denken. Je kunt als bestuurssecretaris on a mission nog zo overtuigende ideeën presenteren, maar je presenteert altijd als jezelf en mét jezelf.

En juist op dit aspect kun je als bestuurssecretaris je voordeel doen met de onderzoeken van Cuddy en Carney. Het adagium "Fake it ‘til you make it" krijgt na hun bevindingen een geheel andere lading. Geef toe: de titel klonk superfout. Cuddy heeft waarschijnlijk dezelfde mening, want zij geeft aan er liever "Fake it ‘til you become" van te maken⁶: doe alsof tot je het wordt -en het internaliseert.

Dus wat te doen als je het “sturen zonder macht” bewuster inhoud wilt geven? Try a powerpose! Je zou er zomaar de eerste stappen mee gewonnen kunnen hebben.

• ​¹ “Secretarisfunctie in verandering” – Roeleke Vunderink, Goed Bestuur & Toezicht, 2017
• ​² Leidinggeven zonder de baas te zijn, De Baak, 2016
• ​³ Option B: Facing Adversity, Building Resilience, and Finding Joy – Adam Grant, Sheryl Sandberg, 2017
• ​⁴ Critical Thinking; Cognitive Biases: Peak-End Effect- Larie Santos, Yale University, 2015
• ​⁵ Letterlijk naar: Waarom onthouden mensen verhalen beter? - USG Marketing & Communications Professionals
• ​⁶ Presence: Bringing Your Boldest Self to Your Biggest Challenge- Amy Cuddy, 2015;
• ​Your body language may shape who you are- Amy Cuddy, TED, 2012
• ​⁷ Shared Minds in Motion: Dynamic Nonverbal Behavior and Social Influence -N. Ambady & M. Weisbuch, Psychology Press: Taylor & Francis
• ​⁸ Face Value: The Irresistible Influence of First Impressions- Alex Todorov, Princeton University Press, 2017
• ​⁹ Preparatory Power Posing Affects Performance and Outcomes in Social Evaluation- Amy Cuddy, Harvard Business School, 2012