Een juiste positionering van de bestuurssecretaris,
nu en in de toekomst

De onduidelijke positionering is in bijna alle gevallen het gevolg van de combinatie van teveel verantwoordelijkheden en te weinig bevoegdheden. Deze combinatie is dodelijk en maakt de bestuurssecretaris vleugellam. Uiteraard dienen de bestuurders de bestuurssecretaris ruimte te bieden om de functie goed uit te kunnen voeren, maar dit betreft ook een wisselwerking: uiteindelijk is de bestuurssecretaris zelf verantwoordelijk voor een helder positionering van zijn¹ functie. Niemand anders kan dit voor hem doen. Een uitgebreid functieprofiel is niet meer dan een startpunt: de secretaris dient via de interne communicatiekanalen duidelijk te maken wat men van hem kan verwachten en waar hij voor staat. Van belang hierbij is dat de secretaris bepaalt wat zijn eigen rol is en die van anderen respecteert; bepaalt wat van hem is en wat aan anderen. De secretaris, juist omdat hij een spilfunctie vervult, dient duidelijke lijnen te trekken.

Lijnen trekken doe je echter niet alleen. Om draagvlak te creëren en verbinding te leggen, is het essentieel om de organisatie in te gaan. De secretaris bereikt bij het toelichten van zijn rol overigens veel meer met het verwoorden van een paar korte (fictieve) cases, dan met het opdreunen van een (vaak tekortschietend- want de praktijk laat zich er veelal niet in vangen!) functieprofiel. Wanneer managers en medewerkers meer gevoel krijgen bij de situaties waarin de organisatie baat heeft bij een sterke secretaris, zijn zij uiteraard ook meer geneigd de informatiestroom richting secretaris te voeden.En die sociale aspecten worden merendeels “gevangen” door de mores¹, de ongeschreven regels binnen een organisatie. Die mores hoeven niet persé betrekking te hebben op moraliteit², maar bevatten bovenal de gebruiken of handelingen binnen een groep. Mores zijn dan ook rigide, worden meestal niet ter discussie gesteld en laten zich daarmee niet zomaar wijzigen van buitenaf.

Een juiste positionering is een aspect dat dus permanent onderhoud behoeft. Hierbij dient de secretaris zich ervan bewust te zijn dat de functie voor collegae nogal eens ongrijpbaar is, juist doordat hij overal bij en overal bij betrokken is. Om dan toch een brug te kunnen slaan en voeling te houden met de organisatie, is een actieve houding van de secretaris absoluut noodzakelijk. Je hebt alle stakeholders en betrokkenen immers bij je werk nodig, want achter de feiten aanlopen, is voor geen enkele secretaris een optie. Door vroegtijdig op de hoogte te zijn van belangrijke zaken die spelen, kan de bestuurssecretaris anticiperen en ervoor zorgen dat processen ordelijk verlopen, overzicht creëren en het organisatiebelang voor ogen (laten) houden. Wanneer er veel aan de hand is, er veel speelt, kan de secretaris zo rust en duidelijkheid scheppen.

Dit onderhoud beperkt zich niet tot het beheersen van de interne informatiestroom: de toenemende regeldruk en de daaruit voortkomende verzwaring van de taken en verantwoordelijkheden van bestuurders en commissarissen vraagt van de secretaris een actieve bijdrage aan het voldoen aan de eisen rondom good corporate governance. Hierdoor wordt er meer en meer een beroep gedaan op de juridische expertise van de bestuurssecretaris: hij dient in ieder geval de wijzigingen in wet- en regelgeving op hoofdlijnen te duiden, interpreteren en vertalen.

Om de veranderingen in regelgeving bij te kunnen houden is het aan te raden om gekwalificeerde gesprekspartners te zoeken of om in vertrouwen met collega’s te overleggen. Om dit laatste advies te faciliteren werkt de Nieuwe Secretaris met een zogenaamd intervisie systeem, waarbij secretarissen aan elkaar gekoppeld worden en zo in de gelegenheid worden gesteld elkaar aan te scherpen, kennis en ervaring uit te wisselen en te klankborden.

Een beeld schetsen van de positionering van de bestuurssecretaris in de toekomst is nog niet zo eenvoudig. Immers, de rol van de secretaris per soort bedrijf of organisatie verschilt enorm. Het maakt een groot verschil of het om een internationaal beursgenoteerd bedrijf of bijvoorbeeld een non-profit organisatie gaat. Deze verschillen treffen bovendien ieder aspect van de rol: zwaarte, breedte, verantwoordelijkheden en vereiste competenties. Deze verscheidenheid zal in de toekomst blijven bestaan.

Echter, wat binnen iedere context hetzelfde zal zijn, is de essentiële rol die de bestuurssecretaris speelt in het bewaken van good corporate governance en het stakeholder-denken. De rol van de secretaris is de afgelopen jaren in dit opzicht zowel informeel als formeel zwaarder geworden. Wij hebben geen reden eraan te twijfelen dat deze ontwikkeling gestaag door zal gaan in de nabije toekomst.

Idealiter ontwikkelt de bestuurssecretaris zich tot een soort business en integrity coach van het bestuur en toezicht. Een ankerpunt die zich niet alleen toelegt op legal en administratieve processen, maar ook met een bedrijfskundige blik meedenkt op strategische onderwerpen. Een allrounder die vanuit verschillende invalshoeken toegevoegde waarde kan bieden, maar altijd de positie van onafhankelijke diener van de organisatiemissie weet te behouden.

• ​¹ Om de blog leesbaar te houden heb ik ervoor gekozen om naar de secretaris te verwijzen met een mannelijk persoonlijk voornaamwoord. In realiteit is een klein merendeel van de secretarissen echter vrouw.