De top 5 valkuilen voor de bestuurssecretaris

Een groot deel van de valkuilen die in deze blog naar voren komen is terug te voeren op het issue dat de positionering van de bestuurssecretaris niet helder is. In geen twee organisaties is de secretarisrol identiek ingevuld en dat maakt dat verwachtingen en verantwoordelijkheden nogal eens onduidelijk zijn. Het best werkt het als de secretaris zelf verantwoordelijkheid pakt voor een juiste positionering en via de interne communicatiekanalen duidelijk maakt waar hij voor staat en welke rol hij vervult. Dat gaat verder dan de functiebeschrijving! En het vergt wat inspanning om met alle stakeholders in gesprek te gaan, maar de kans om in één van onderstaande valkuilen te stappen wordt er zeker minder op.

Een secretaris dient de missie van de organisatie en helpt bestuurders dit ook te doen. Het is voor een secretaris dan ook essentieel dat hij zich vrij voelt om zaken bespreekbaar te maken en erop mag rekenen dat hij in zijn rol gekend wordt. Dit helpt indirect ook de effectiviteit van de bestuurder(s).

Als eerste valkuil zou ik dan ook willen noemen dat de secretaris zich niet uit durft te spreken, of in zijn schulp kruipt “omdat het niet zijn taak is om de bestuurder op de vingers te tikken”. Maar dat kan natuurlijk ook nooit de bedoeling zijn, terechtwijzen. Met het bieden van tegenspraak beoog je juist te helpen. Dit is een belangrijke taak voor de bestuurssecretaris. Mits hierbij altijd de missie en de kernwaarden van de organisatie voor ogen worden gehouden en het vanuit een goede intentie en met tact gebeurt.

Voor de secretaris geldt ook: kennis is macht, maar kennissen zijn machtiger! Wanneer je de informatiestroom beheerst, beheer je de besluitvorming. Maar om die besluiten met draagvlak te laten nemen door de bestuurders, dien je als bestuurssecretaris je aansluiting binnen de organisatie op orde hebben. Heb je dat niet, dan ben je als bestuurssecretaris min of meer vleugellam.

Als bestuurssecretaris dien je als eerste te bepalen wat je eigen rol is en dat helder over te brengen. Daar heb ik al eerder over geschreven. Het is een kwestie van bepalen wat “van jou” is en “wat aan anderen”. Je voorkomt onvervulde verwachtingen door duidelijke lijnen te trekken. Pas dan kun je in je rol erkend worden en kun je op jouw beurt de rol van anderen respecteren.

Daar kleeft echter ook een verantwoordelijkheid aan. Je staat als bestuurssecretaris midden in de organisatie en zit “dicht bij het vuur”. Dat vergt dat je niet alleen voor jezelf helder hebt waar je taken beginnen, maar vooral ook waar ze eindigen. Op de stoel van de bestuurder gaan zitten is niet alleen respectloos, maar levert ook alleen maar verliezers.

Om deze spilfunctie te vervullen dient het organisatiebelang altijd voorop te staan. Organisaties zijn dan ook gebaat bij een bestuurssecretaris met een brede blik, die discreet en integer te werk gaat. Wanneer je je onafhankelijkheid verliest, en dus partij wordt, komen deze drie voorwaarden ernstig in het gedrang en is je secretarisrol uitgespeeld.

Begrijp me niet verkeerd: wij pleiten er niet voor om tegen de wet in te gaan, dat zeker niet. Maar de wet is wel geschreven om de praktijk te dienen en niet andersom. Het kan als een irritante rem worden ervaren wanneer een bestuurssecretaris de vertaalslag niet maakt en overal continu met het vingertje in de boeken voor gaat liggen. Dat is niet opbouwend. De regeldruk is er, dat is een feit, maar wij verwachten dat het belang van gedrag, cultuur, ethiek en zogenaamde “soft controls” voor het kunnen waarborgen van good corporate governance meer en meer erkend zullen gaan worden. De bestuurssecretaris dient in deze ontwikkeling mee te gaan en zijn rol op dit vlak aan te laten sluiten.