De top 5 uitdagingen voor de bestuurssecretaris

Veel bestuurssecretarissen ervaren tijdsdruk. Deze tijdsdruk is een rechtstreeks gevolg van de diversiteit in taken. De bestuurssecretaris schakelt soms meerdere malen per dag tussen taken op uitvoerend, tactisch en strategisch niveau. Het vervullen van alle verschillende taken vergt mentale flexibiliteit en een dienstbare instelling.

Wij raden secretarissen aan om qua uren een ideale werkweek te bouwen: deel je 24/7 op en check of je verschillende stakeholders (thuis, RvC, RvB, rest van de organisatie) hier in principe mee akkoord gaan. Te vaak zien wij dat verwachtingen niet goed zijn uitgesproken, waardoor het moeilijk time managen is. Die indeling is natuurlijk niet in beton gegoten, maar lukt het je weken achter elkaar niet om in grote lijnen eraan vast te houden, dan moet je je werkweek opnieuw indelen, hulptroepen inschakelen of de rol aanpassen. Dat is immers een helder signaal.

Wat ook nogal eens naar voren komt, is dat bestuurssecretarissen te maken krijgen met een lastige interne werkcontext, zoals een moeizame relatie tussen bestuur en toezicht, conflicten of opvolging in de top. Soms botsen er nu eenmaal belangen. Het is dan van belang om de reden waarom het botst of waarom er onenigheid is, helder te krijgen. Wat drijft de bestuurders? Wat willen ze creëren met de organisatie?

Zolang duidelijk is dat je gaat voor het belang van de onderneming, heb je koers. Het is dat ondernemingsbelang dat vertrekpunt dient te zijn in het nader tot elkaar brengen van bestuurders en commissarissen. Vervolgens is het heel belangrijk dat de bestuurssecretaris een probleem bespreekbaar durft te maken en het vanuit een positieve intentie bijdraagt aan een oplossing. Of de secretaris daadwerkelijk weer evenwicht weet te brengen tussen beide gremia, hangt sterk af van de mate van vertrouwen en de ruimte die de bestuurssecretaris krijgt. Vaak is de boardroom niet de setting om een en ander gedaan te krijgen. Make friends before you need them! Een informeel overleg is nogal eens de remedie in dit soort situaties.

Te denken valt aan de spagaat waarin de bestuurssecretaris kan komen wanneer hij zowel het bestuur als het toezicht dient. Of de spanning tussen een bestuurssecretarisrol en een andere functie, zoals bijvoorbeeld compliance officer. Dit kan heel erg lastig zijn, omdat de secretaris zijn rol niet meer goed kan uitvoeren wanneer hij de onafhankelijkheid verliest.

Ik licht graag even het eerste loyaliteitsconflict toe, de spagaat tussen RvB en RvC, die de gemoederen nog steeds bezig houdt, omdat beide vormen (gecombineerde secretarisrol en voor ieder gremia een eigen secretaris) nog steeds voorkomen. Eigenlijk valt voor beide oplossingen iets te zeggen. Reden om de secretaris beide gremia te laten dienen, is dat de secretaris dan nog meer nadrukkelijk een verbindende rol kan spelen. De secretaris heeft dan meer inzicht, meer kennis, meer informatie, veelvuldig toegang tot beide gremia en kan dus gemakkelijker die schakelfunctie goed uitvoeren. Maar uiteraard mag de transparantie rondom het functioneren van beide gremia niet in het geding zijn en verliest de secretaris geloofwaardigheid en bewegingsvrijheid als hij zich voor een karretje laat spannen.

Bestuurssecretarissen dienen altijd een antenne te hebben voor trends en ontwikkelingen in wet- en regelgeving en deze weten te vertalen voor de eigen organisatie. Wanneer de bestuurssecretaris in een vroeg stadium analyseert welke effecten veranderende regelgeving voor de organisatie heeft, kan hij tijdig gerichte voorstellen doen om de governance van de organisatie aan te passen. Ook is het handig om regelgeving binnen de branche te bespreken en je als bestuurssecretaris voor te laten lichten door deskundigen. Voor meer ervaren bestuurssecretarissen ligt de weg open om mee te doen aan consultaties om de kwaliteit van deze regelgeving te verbeteren.

De secretarisfunctie is niet vastomlijnd en wordt in iedere organisatie anders ingevuld. Dat maakt ook dat de verwachtingen en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk zijn. Het spreekt voor zich dat daar nog wat werk aan de winkel is. Pas als helder is hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen, kan optimaal gewerkt worden. Dat is voorwaarde. Wij adviseren graag over de passende invulling en inrichting van een secretarisrol.

• ​¹ Om de blog leesbaar te houden heb ik ervoor gekozen om naar de secretaris te verwijzen met een mannelijk persoonlijk voornaamwoord. In realiteit is een klein merendeel van de secretarissen echter vrouw.