Integriteit

De reden hiertoe is dat cultuur en integriteit van een organisatie vaak de sleutel tot succes blijken te zijn. Zij beïnvloeden gedrag, medewerkersbetrokkenheid, innovatie en risicobewustzijn en dragen hiermee bij aan het behalen van de strategische doelstellingen van iedere organisatie.

Wat houdt integriteit binnen een organisatie in?

Integriteit binnen een organisatie houdt in dat de organisatie en haar werknemers handelen op een eerlijke, betrouwbare en ethische manier, en dat zij zich houden aan de waarden en normen die gelden binnen de organisatie en de maatschappij als geheel. Het gaat om het handhaven van hoge morele standaarden, het tonen van respect voor anderen en het naleven van wet- en regelgeving.

Een integere organisatie zorgt ervoor dat haar werknemers geen misbruik maken van hun positie of de middelen van de organisatie, geen belangenverstrengeling veroorzaken en geen informatie delen die vertrouwelijk of gevoelig is. Het is belangrijk dat de organisatie een duidelijk beleid heeft op het gebied van integriteit en dat dit beleid wordt gecommuniceerd en nageleefd door alle werknemers. Op die manier wordt ervoor gezorgd dat de organisatie haar reputatie behoudt en dat haar werknemers het vertrouwen van klanten, partners en andere belanghebbenden behouden.

Muel Kaptein, professor business ethics and integrity management bij het Department of Business-Society Management, Rotterdam School of Management, beschrijft in zijn boek “Why good people sometimes do bad things” voorbeelden en experimenten waarin je ziet waarom mensen soms toch die andere “foute” keuze maken. Maar waar ligt dat dan aan?

Uitgebreid wetenschappelijk onderzoek van KPMG naar 150 integriteitsschendingen binnen organisaties toont aan dat er acht cultuurdimensies (ook wel soft controls) van een integere organisatie zijn: Helderheid, Voorbeeldgedrag, Betrokkenheid, Uitvoerbaarheid, Transparantie, Bespreekbaarheid, Aanspreekbaarheid en Handhaving. Hoe meer deze kenmerken aanwezig zijn binnen een organisatie, hoe groter de kans op integer gedrag en hoe kleiner de kans op integriteitsschendingen. 

• ​Helderheid
  In een organisatie moet duidelijk zijn wat er van mensen verwacht wordt. Mensen zien “wat er normaal gebeurt” als de norm. Er zijn prikkels nodig om te sturen op gewenst gedrag. Dat kan zijn het ondertekenen van een gedragscode maar ook prikkels als het aanspreken van mensen. Zonder prikkels verliezen afspraken over integer handelen hun waarde.
• ​Voorbeeldgedrag
  Niet alleen het gedrag van de leidinggevende, maar ook het gedrag van de directie heeft veel invloed op het gedrag van medewerkers. Mensen zijn geneigd te doen zoals iedereen doet. Zeker als daar legitimiteit aan wordt gegeven door een leidinggevende.
• ​Uitvoerbaarheid van de gestelde doelen
  De afgesproken doelen moeten haalbaar zijn. Doelen in kleinere doelen opknippen helpt daarbij. Verder moeten mensen voldoende tijd krijgen om de doelen te halen en helpen afspraken over de wijze waarop deze doelen moeten worden gehaald.
• ​Betrokkenheid
  Betrokken medewerkers zetten zich in voor het bedrijfsbelang. Door persoonlijke aandacht versterk je betrokkenheid.
• ​Transparantie
  Mensen moeten zicht hebben op hun eigen handelen en het handelen van anderen. Dit vergroot hun verantwoordelijkheidsgevoel en maakt ook bijsturing mogelijk.
• ​Bespreekbaarheid
  Er moet ruimte zijn om standpunten en gevoelens te delen die anders zijn dan die van anderen. Kun je de groepsdruk weerstaan? Kun je dilemma’s delen in het bedrijf?
• ​Handhaving van gedrag
  Waardering van gewenst gedrag stimuleert dit gedrag. Verder is het belangrijk dat er wordt geleerd van fouten en incidenten.

Hoe vertalen deze dimensies zich tot de dagelijkse praktijk van de secretaris?

Als secretaris heb je een belangrijke rol bij het beheren van gevoelige informatie en het zorgen voor transparantie en verantwoording in de organisatie. Om de integriteit te waarborgen, dien je je te houden aan ethische principes zoals vertrouwelijkheid, objectiviteit en onpartijdigheid.

Een manier om de integriteit te waarborgen is door duidelijke procedures en richtlijnen te hebben voor het beheer van gevoelige informatie, zoals persoonlijke gegevens van leden of financiële informatie van de organisatie. Zorg ervoor dat deze procedures worden nageleefd en dat alleen de juiste personen toegang hebben tot deze informatie.

Het is ook belangrijk om objectief en onpartijdig te blijven bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van taken als secretaris. Vermijd belangenconflicten en zorg ervoor dat je afwegingen en beslissingen gebaseerd zijn op feiten en niet op persoonlijke voorkeur of vooroordelen.

Als secretaris moet je transparant zijn over je beslissingen en acties. Zorg ervoor dat de collega’s op de hoogte worden gehouden van belangrijke ontwikkelingen en dat ze de kans hebben om feedback te geven. Als er zich toch een integriteitsprobleem voordoet, is het belangrijk om snel te handelen om de schade te beperken en verdere problemen te voorkomen. Neem contact op met de juiste personen binnen de organisatie, zoals de voorzitter of het bestuur, en werk samen om het probleem op te lossen en ervoor te zorgen dat het zich niet opnieuw voordoet.

Kortom, als secretaris dien je ethische principes en duidelijke procedures te volgen om de integriteit te waarborgen en ervoor te zorgen dat de organisatie transparant en verantwoordelijk blijft.

Stappenplan om bij te dragen aan integriteit binnen een organisatie:

• ​Ontwikkelen en implementeren van integriteitsbeleid:
  De secretaris is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van integriteitsbeleid en -procedures binnen de organisatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke en ethische normen die gelden voor de organisatie. Door het implementeren van een integriteitsbeleid kan de organisatie de integriteit waarborgen.
• ​Bewaken van de naleving van integriteitsnormen:
  De secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken van de naleving van integriteitsnormen binnen de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het opzetten van een meldpunt voor integriteitskwesties en het monitoren van de naleving van het integriteitsbeleid. Zo kan de secretaris inzicht krijgen in mogelijke schendingen van de integriteit en tijdig ingrijpen.
• ​Adviseren van het bestuur en de directie:
  De secretaris adviseert het bestuur en de directie over integriteitskwesties en draagt bij aan het ontwikkelen van een integere bedrijfscultuur. Door het delen van kennis en ervaringen over integriteitskwesties kunnen er weloverwogen beslissingen worden genomen die bijdragen aan het waarborgen van de integriteit binnen de organisatie.
• ​Verhogen van bewustwording:
  De secretaris is verantwoordelijk voor het verhogen van de bewustwording over integriteit binnen de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het organiseren van trainingen en workshops over integriteit. Door medewerkers bewust te maken van integriteitsnormen en -waarden kunnen zij integer handelen en mogelijke integriteitskwesties voorkomen.