Hoe zorg je als startende secretaris voor een goede match met je werkgever?

Over het algemeen is de bestuurssecretaris verantwoordelijk voor het ondersteunen van het bestuur en het faciliteren van effectieve besluitvorming. Enkele veelvoorkomende taken en verantwoordelijkheden van een bestuurssecretaris zijn:

• ​Vormgeven van een stabiele en effectieve ondersteuning en advisering van het gremium/de gremia met betrekking tot beleidsontwikkelings- en besluitvormingsprocessen en governance, in nauwe samenwerking met het secretariaat, stafbureau of bedrijfsbureau
• ​Beheren informatiestromen en toezien op de kwaliteit en integraliteit van de informatievoorziening voor zowel RvB als RvC/RvT
• ​Creëren van orde en overzicht in de (formele) organisatie
• ​Coördineren en monitoren van strategische projecten en programma’s en, op hoofdlijnen, bewaken van de kwaliteit daarvan
• ​Stroomlijnen, doorvertalen en bewaken van de Planning- en Controlcyclus
• ​Ontwikkeling van beleidsdocumenten en -verslagen
• ​Aansturen van de interne informatievoorziening richting bestuur en toezichthoudend orgaan en hun commissies
• ​Adviseren over en vertalen van relevante maatschappelijke, juridische en bestuurskundige ontwikkelingen voor bestuur en beleid
• ​Bevorderen van synergie door verschillende belangen en tegenstellingen goed af te stemmen en te verbinden
• ​Bouwen en onderhouden van relevante professionele interne en externe netwerken
• ​Desgewenst leidinggeven aan secretariaat, stafbureau of bedrijfsbureau

Het is belangrijk om te erkennen dat de specifieke behoeften en prioriteiten van een organisatie van invloed kunnen zijn op de rol van de bestuurssecretaris. In sommige organisaties kan de nadruk liggen op juridische en compliance-kwesties, terwijl in andere organisaties de focus kan liggen op strategisch advies en beleidsontwikkeling. Het is essentieel om de context van de organisatie te begrijpen en flexibel te zijn bij het invullen van de functie van bestuurssecretaris om effectief te kunnen bijdragen aan het succes van de organisatie.

Maar hoe doorgrond je de context van een organisatie als je op het punt staat om in een bestuurssecertarisbaan te stappen? Voordat je start als secretaris, zou je het beste een soort “due diligence” kunnen doen. Welke vragen zou je kunnen stellen als je gaat solliciteren? Je zou bijvoorbeeld de volgende vragen kunnen stellen, waarbij je vanzelfsprekend rekening zult houden met de mogelijke vertrouwelijkheid en gevoeligheid van bepaalde zaken:

• ​Is het een bestaande of een nieuwe functie? Is er genoeg draagvlak voor de functie?
• ​Kun je een gesprek voeren met zowel de voorzitter RvB als de president-commissaris / voorzitter RvT (afzonderlijk)? Vraag hoe zij jouw rol zien, of zij iets, en zo ja wat, zouden willen veranderen ten opzichte van de huidige situatie. Wat zijn hun prioriteiten? Waar ligt jouw toegevoegde waarde als secretaris? Vraag je daarbij af of je met deze voorzitters en direct leidinggevenden een “klik” hebt. Er moet immers een basis voor een (later op te bouwen) vertrouwensband zijn.
• ​Hoe worden naar de geldende governance de rollen ingevuld, hoe zijn de bestaande besluitvormingsstructuren ingericht, hoe liggen de onderlinge (persoonlijke) verhoudingen tussen RvB en RvC/RvT? Is er een OR ingesteld en hoe zijn de verhoudingen met de OR?
• ​Welke RvC/RvT-commissies zijn er en wat verwachten zij van de secretaris? Vraag ook door: hoe is bijvoorbeeld de taakverdeling tussen de directeur HR en de secretaris bij de nominatie en remuneratie commissies?
• ​Hoe beschrijft men de cultuur van de organisatie? In welke fase verkeert de organisatie? Welke (verbindende) rol heeft de secretaris in het uitdragen/versterken van de cultuur? Kent de organisatie een sterke onderstroom? Hoe wordt daarmee omgegaan?
• ​Hoe is de positionering van de secretaris in de organisatie: aan wie rapporteert de secretaris, wie is de direct leidinggevende? Is deze positionering voor betrokkenen helder (rolhygiëne)?
• ​Wat is het takenpakket? Wat is de vergaderfrequentie van RvB, RvC/RvT en RvC/RvT-commissies?
• ​Op welke manier zal het inwerken worden vormgegeven? Hoe leer je de organisatie kennen, kun je misschien met bepaalde personen of afdelingen meelopen?
• ​Hoe en waar worden juridische zaken vormgegeven? Wie verzorgt de “corporate housekeeping”, inschrijving en deponering bij de KvK en dergelijke?
• ​Zou je een gesprek kunnen voeren met de huidige secretaris? Wat is de reden van vertrek, hoe is de werkdruk? Is er structureel agenda- en werkoverleg van de secretaris met de voorzitters en/of direct leidinggevende, hoe verloopt dat overleg?
• ​Ga je als secretaris leidinggeven, en zo ja, aan hoeveel personen? Hoe verloopt dat op dit moment, spelen er personele issues, wat is het verloop?
• ​Is er sprake van secretariële ondersteuning en achtervang voor de secretaris?
• ​Is er een digitale vergadertool, zoals Board Books, Diligent of Ibabs in gebruik?
• ​Bespreek met de voorzitters ook praktische zaken, zoals: op welke termijn zouden zij de verslagen gereed willen hebben (ruim voor de volgende vergadering), willen zij dan eerst de conceptverslagen kunnen becommentariëren voordat ze verder aan de betrokkenen verspreid worden voor commentaar, en hoeveel tijd zal daarmee gepaard gaan (lukt dat wel binnen bijvoorbeeld vier dagen tijd)?
• ​Ga je als secretaris strategische projecten / programma’s coördineren? Wat houden deze in en wat is de huidige status?
• ​Hoe ziet de nabije toekomst van de onderneming eruit en welke impact heeft dit op de secretarisfunctie?
• ​Zijn er specifieke opleidingen of cursussen die je zou kunnen volgen om deze functie, bij deze organisatie, succesvol te kunnen invullen? Of is het verstandig deel te nemen aan een secretarisnetwerk?

Al deze informatie dient als basis om je afweging te kunnen maken of de functie in die specifieke context je past. Het is belangrijk te realiseren dat je nooit alles zult “weten”: een nieuwe baan is altijd weer even je weg vinden. De eerste maanden als secretaris blijken vaak overweldigend: de inhoud van het werk is zelden geheel te vergelijken met eerder werk, je hebt te maken met een andere omgang met (soms moeilijk te doorgronden) governance, hoge werkdruk en deadlines.

Daarnaast is de kans groot dat je wanneer je start in een functie een “erfenis” aantreft. Het kan zijn dat je daar blij van wordt, omdat je goed ingewerkt op een rijdende trein kunt stappen: de secretarisrol is al uitstekend ingevuld, de organisatie weet precies wat je komt doen, alles loopt goed en er liggen bijvoorbeeld handzame draaiboeken en planningen klaar. Of er valt nog veel opbouwwerk te doen: er heerst bijvoorbeeld bestuurlijke chaos, taken en rollen zijn onduidelijk, wet- en regelgeving wordt onvoldoende nageleefd, er lopen juridische procedures, er heerst wantrouwen, er worden schuldigen gezocht en aangewezen, (archief) vergaderstukken zijn zoek, incompleet of er circuleren meerdere versies, et cetera. Het kan ook zijn dat je juist helemaal met een schone lei kunt starten, bijvoorbeeld wanneer een buitenlandse onderneming voor het eerst in Nederland meteen een beursnotering krijgt, met de daarbij behorende Nederlandse governance. Wat de situatie ook is, zorg dat voor iedereen duidelijk wordt wat je als secretaris doet én wat je niet doet. Je kunt als secretaris zelfs sturen in verwachtingenmanagement. Maak daarin in overleg met de voorzitter(s) heldere keuzes: wat zijn de prioriteiten wat zou eventueel kunnen worden afgestoten en door anderen worden opgepakt. Maak een heldere en haalbare planning, ga gericht aan de slag, kom afspraken na en help anderen om dat ook te doen. Door aan te tonen dat het secretarisdeel van de organisatie goed loopt, kan bij de RvB en RvC/RvT het vertrouwen groeien en kan de secretaris (meer) toegevoegde waarde gaan leveren.

• ​Environmental, Social and Governance (ESG) Investing, A Balanced Analysis of the Theory and Practice of a Sustainable Portfolio, J. Hill, 2020
• ​ESG Strategy & Transformation, KPMG, M. Kooistra, C. van Dam, 2023